ACCESS（アクセス）のソフト開発

私は海外旅行をメインにした旅行会社で働いています。一言でいえばとにかく“激務”で毎日残業が当たり前で忙しい日々を送っています。休日に自分のメンテナンスとしてエステに行くのを楽しみにしています（笑）もともとここ数年でできた新しい旅行会社になり、大手で働いていた代表が独立して今の会社ができました。だからこそ、勢いもありますし業務の効率化が進んでいない部分もあります。そうした問題もあり、ACCESS（アクセス）を導入して少しでも負担を減らしたいと考えました。ACCESS（アクセス）を導入してどう変わったのかも含め、お話していきたいと思います。

■旅行会社が忙しい理由
旅行会社が忙しいのは、よく知られているところだと思います。とはいっても、どうして激務なのかその理由を知らない人のほうが多いのではないでしょうか。旅行会社によっても変わりますが、おもな理由が「製販一体」なのが関係していると思います。旅行会社ではほとんどの作業を担当するデスティネーションがあり、商品の造成や仕入れ業務などをすべて担うやり方になります。例えば「アジア担当」の社員なら、受注や電話、メールの対応はもちろん、商品の造成や仕入れなどもすべて行います。その間にお客様からの問い合わせがあれば対応して、また机に戻って事務作業をして…を繰り返していくことになります。次々に新しい業務が入り込んでくるため、暇な時間がありません。日中のほとんどが問い合わせや受注対応に追われてしまうので、商品を作る時間もなく残業をしてどうにか仕事をこなしています。どの旅行もお客様の“想い”が入った大切なものなので、手抜きをすることは許されません。特にお盆や年末年始、GWなどの繁忙期前は混雑するため、どんなに人員を増やしたとしても、時間に余裕がない状況が続いてしまうのです。

■旅行会社にACCESS（アクセス）を導入すると…
そもそも旅行会社でACCESS（アクセス）を導入すると、どんな業務が依頼できるのかも気になるところだと思います。今はすべてを手作業で行っているため、顧客や案件の管理面でも履歴を簡単に調べられるようにできます。ACCESS（アクセス）は顧客情報の管理に適していることもあり、問い合わせからの紐づけがしやすいのも特徴です。また予約状況を調べたいときも、データベースを構築しておくことで簡単に管理ができます。予約をキャンセルしたい、変更したいときにも簡単にデータの確認ができるのは本当に便利です。もともと紙媒体で管理している部分も多く、資料を整理し探すだけでも時間がかかるため、ACCESS（アクセス）のようなデータベースがあるとそうした負担が大きく軽減されます。

また、見積もりや請求書の発行もデータベースを使って簡単にできますし、売上の管理もできるので集計が驚くほど簡単になります。リアルタイムでも確認できるため「今日は一件も契約が決まっていない」など情報を簡単に確認できます。社員だけでなくアルバイトなどのスタッフにも情報の共有がしやすくなるため、申し送りも含め短時間で済むようになりました。また、旅行会社にとっても残業を少しでも減らしたい気持ちもあります。出社・退勤・残業なども含めデータで勤怠管理ができるので、報告する手間も省けます。旅行会社のようにデータが細かく管理しなくてはいけない業種は、ACCESS（アクセス）を使ったほうが断然業務の効率化につながると思います。

■ACCESS（アクセス）のソフト開発は希望を伝えること
旅行会社でACCESS（アクセス）を導入する話になったとき、社員同士でどんな仕事をデータ化したいのかを何度も話し合いまとめたうえで、提出できるようにしました。業務によっても「もっとこうだったらいいな」と思う部分は違いますし、できる限り声を集めてACCESS（アクセス）の開発を依頼しました。実際に導入するまでに時間もかかりましたし、慣れるまでは少し大変な部分もありました。社内にはネットに対して得意ではない人もいるため、丁寧にレクチャーしたうえでACCESS（アクセス）が業務に取り入れられるようにしていきました。希望を伝えたこともあり、旅行会社にとってほしい機能をすべてそろえたACCESS（アクセス）のソフト開発になったと満足しています。

もちろん、システムに不調が起きたときは社員だけで対応するのが難しいのでACCESS（アクセス）の修理をお願いすることもあります。それでも、今まで紙媒体をメインにしていて、情報の共有ができていなかった分、データが簡単に呼び出せて共有できる便利さがなくてはならない存在だと実感しています。

■まとめ
旅行会社にとってもACCESS（アクセス）のソフト開発がここまで役に立つとは思っていませんでした。柔軟に対応できること、ACCESS（アクセス）をよくわかっていない社員でも簡単に使いこなせます。顧客情報もわかりやすくなり、残業も減らせたこと、作業時間の効率化にもつながり導入して良かったと思っています。