ACCESS（アクセス）のソフト開発

私の勤めている会社では、現在業務システムの見直しをしています。業種は家電の製造・販売を行っている会社になるのですが、昔ながらのやり方を今も変えずに続けてしまっている部分が多く、業務過多で時間外労働が増えている悪循環に陥っていました。会社の面談でも働き方改革で業務の見直しをしたいと考える声も多く、業務システムを導入することで、社員の負担を減らしていけるように見直そうという形になってきたのです。そこで候補にあがっているのがACCESS（アクセス）です。

・ACCESS（アクセス）を導入すること
私は家電の製造・販売を行う会社で事務の仕事をしています。一般事務になるので、決められたフォーマットのなかでルーチンワークを行い、ミスなくこなすのも仕事のうちです。今まで紙処理も多く残っていたこと、何重チェックも重ね、余計に業務時間を押してしまうなど、女性が働くには少し厳しい職場だなと思う事も。ACCESS（アクセス）の導入を検討している話を耳にしたとき「本当に使いこなせるかな？」と不安な気持ちもありましたが、その反面、ACCESS（アクセス）を導入することで業務の効率が変わったら嬉しいなと前向きな気持ちでとらえることができました。ACCESS（アクセス）について、設備面など詳しい人は知っていてもWordやエクセルが使えればOKの私には縁遠いソフトです。そのため、ACCESS（アクセス）とはどんなものなのか、調べてみることにしたのです。

・ACCESS（アクセス）とは
そもそもACCESS（アクセス）とは、マイクロソフト社が開発して提供しているものです。データベース管理ソフトになるので、正式な名前を「マイクロソフト・オフィス・アクセス」といいます。データを管理するのも簡単になりますし、拡張性もあるのでどんな機能が必要なのかに合わせて使えるのもポイントです。ACCESS（アクセス）は名前を知っている人も多いように保存性に優れていること、ビジネスの現場でもよく使われています。

ACCESS（アクセス）のデータベース管理は、テーブルを表として管理する「リレーショナルデータベース」と呼ばれる方法になります。データベースの作成がしやすいのはもちろんのこと、追加や更新、削除などの必要な機能がそなわっています。小規模なデータ管理はもちろん、大きなデータでも取得しやすく分析しやすいのも特徴です。

なかにはそれならエクセルでもできるのでは？と思う人もいるかもしれません。エクセルのメインとなる機能は“表計算ソフト”になるので、大量のデータを処理するのには向いていないのです。最大入力文字数も3万文字などの上限があります。簡単なデータを管理するのであればエクセルでもいいと思います。でも、大容量のデータを管理するのであれば、ACCESS（アクセス）のほうが相性もいいのは確かです。セルの入力の方法にも違いもあるので、エクセルを使えていても、ACCESS（アクセス）は使えないなんて人もいます。

・ACCESS（アクセス）は想像以上に便利
ACCESS（アクセス）は、どんな機能も追加できます。個人的にはここの部分がACCESS（アクセス）の良さだと思っています。例えば、基本機能を組み合わせることで、複数のデータベースシステムを構築できるのです。顧客情報の管理についてもACCESS（アクセス）を使うことで格段に便利になったと感じます。顧客の住所や名前、電話番号などを管理しておくための住所管理システムを作れるのもACCESS（アクセス）ならではの機能です。そのデータベースを使って、ダイレクトメールを送信することもできますし住所の宛名ラベルを印刷することもできます。

他にも複数のテーブルを結合させて出すこともできるのが、ACCESS（アクセス）のすごいところです。レイアウトの変更も簡単にできるので、柔軟性に富んでいるのもACCESS（アクセス）の良さだと感じます。また意外と便利だなと感じたのが入力でミスをしたときにそれを教えてくれる機能などもACCESS（アクセス）で追加できます。どんなに気を付けていてもヒューマンエラーが起きてしまうことがあるので、少しでもリスクを減らしつつできるのはいいことなのではないかなと思います。ミスがおきたときにどこに原因があるのか？を一から調べると時間もかかってしまうので、業務時間を効率的に使いたい人にとってもACCESS（アクセス）の便利さは想像以上なのではないでしょうか。

・まとめ
ACCESS（アクセス）を業務に導入すると聞いたとき、かなり不安な部分しかなく使いこなせるかどうか心配でした。でも実際に少し操作してみるとエクセルよりも簡単に使えて便利だと思えることも増えてきました。ACCESS（アクセス）について知らないだけで、せっかくの業務効率化の機会を自分で避けていたのだなと感じました。システムについてはわからないところは都度相談しつつ、進めていきたいなと思っています。すぐに使いこなせるかはわかりませんが、ACCESS（アクセス）を導入したことでよかったと思います。ACCESS（アクセス）のカスタム的な部分もできるようになりたいなと考えています。