ACCESS、アクセス、ソフト開発

私は子供向け商品を手掛ける中小企業の人事部で働いています。規模として数十人の社員がいる会社になり、人事部は3人程度で回しています。もともと数人程度の社員で立ち上げた会社なのもあり、人事管理も以前はすべて手作業で行っていました。とはいえ、働き方改革で“残業禁止”に変わったことをきっかけに、ACCESS（アクセス）を取り入れることになりました。私がいる人事部も、ACCESS（アクセス）で作った人事管理システムを導入することになり、依然と業務の内容も大きく変化しています。ACCESS（アクセス）のソフト開発でどのように変わったのか、経験談をお話ししたいと思います。

■人事管理も複雑化している
そもそも、会社における人事管理の仕事は社員の勤怠や給与の管理を行うことです。給与計算はもちろんのこと、人材を採用することもありますし、教育や勤怠管理、配置や配属、出張の計画など、社員の仕事を円滑に進めるための幅広い仕事を管理しています。

昔は給与計算など簡単な仕事だけ任されていた時代もあるようですが、時代とともに変化しているのを実感しています。また、マイナンバーが導入されたことで人事部の在り方を見直す会社も増えていると聞きます。そんな人事部にとっても、毎日の仕事をいかに効率的に行うかを考えるのは欠かせません。

今は残業禁止なので、定時である17時には仕事を終わらせる必要があります。仕事内容が変動することもあるため、ミスなくスピーディーに対応できるように心がけています。企業にとっても求める人材は変わっていますし、その場限りの仕事をしていては、職場環境が良くなることはありません。長期的な視野でみること、柔軟な対応が求められています。

■人事部はどこまでシステム化できる？
人事部にとって、ACCESS（アクセス）のソフト開発は大きな変革でした。というのも、ソフトについて詳しい人もいませんし、パソコンはオフィスが使える程度の人がほとんどです。ソフトを導入して、問題なく回していけるのか不安に思う社員もいました。ACCESS（アクセス）のソフトで対応できたこととして、大きく分けて2通りがあると感じています。

まず1つ目は、勤怠管理・給与計算などの給与面の管理です。勤怠管理を手作業で行っていたため、タイムカードの打刻忘れを確認する、時間外労働、休日出勤、直行直帰などの細かい計算もすべて計算しなくてはいけませんでした。勤怠データをもとにして給与を計算するので、1つでもミスがあってはいけません。社員の人数が多くなればなるほど負担になってしまう部分だったので、ACCESS（アクセス）のソフト開発なら自動で計算できるものもるようで、人事部の負担が大きく減らせると考えました。

2つ目として労務管理です。マイナンバーと通ずる部分もあるのですが、社員の名前・年齢・住所・電話番号などの基本情報の管理はもちろん、各種保険の手続きもあります（社会保険や雇用保険）。また、今だとマイナンバーの管理もあり、大切な個人情報です。ライフスタイルに合わせて必要な手続きも変わってきます。ACCESS（アクセス）はこうした情報を入力しておき、必要なときにデータ化しやすい点もシステム化するべき理由だと考えました。

■人事部でACCESS（アクセス）ソフトを導入して良かったこと
人事部は円滑な業務に欠かせない部署です。多様な業務があるからこそ、導入して良かったと感じていることはたくさんあります。なんといっても業務の効率化ができ、仕事に余裕がうまれました。今まで手作業だった仕事もデータをもとに一括管理できますし、細かい作業を自動化できます。また、以前は細かいミスもありましたが、ACCESS（アクセス）のソフトにはその心配もありません。多様化する働き方に合わせて調整が必要なときも、ACCESS（アクセス）が自動で判断してくれるので、混乱が避けられる良さもあります。また、法改正にも対応しているので、その時に最適なデータを出してくれます。

あと、ACCESS（アクセス）で人事部のセキュリティ面も強化できたと感じています。社外秘のデータは、強固なセキュリティ対策も欠かせません。もし、何かの間違えで外部に漏れてしまえば、会社としての信用を失うことになってしまいます。操作ログを保存できること、トラブルの早期発見にもつながります。パスワードを設定して、外部に漏れる心配もなくなったので、会社にとっても大きなメリットになっているのではないでしょうか。

■まとめ
ACCESS（アクセス）のソフト開発を取り入れたことで、人事部の業務内容を見直すきっかけになりました。今までの細かいけど単純な業務はACCESS（アクセス）に任せ、人材育成にも力を使うようにしています。以前よりも余裕もできたので、どうしたらもっと働きやすくなるのか、社員同士で話し合う場も作れるようになりました。ACCESS（アクセス）を導入するときは不安もありましたが、入れてみて良かったと思えています。